Migreer van OneNote naar Joplin | door Peter van Barneveld

Recent heb ik succesvol alle mijn OneNote notities verplaatst naar Joplin. OneNote voldeed op zich prima, maar toch was ik nieuwsgierig hoe goed een open source alternatief werkelijk zou zijn. Er wordt namelijk veel gepraat over digitale autonomie, maar ik mis vaak de concrete oplossingen. Dus waarom zou ik het niet zelf uitzoeken? Ik hou van digitale puzzels, dus het spel kon beginnen.

Waarom Joplin mij aansprak

Allereerst omdat het open source is. Daarnaast omdat het markdown ondersteunt voor zowel bewerken als bekijken, naast een “normale” editor. En er waren veel positieve reviews.

Tijdens mijn eerste test werkte het vrij rechttoe rechtaan. Ik maakte al snel een aantal notitieboeken en notities aan, waarbij ik probeerde mijn OneNote-structuur na te bootsen. Een hiërarchie in notities is voor mij een belangrijke vereiste.

Maar op het moment dat ik besloot daadwerkelijk over te stappen van OneNote, begon de echte uitdaging.

De synchronisatie instellen was het echte werk

Joplin installeren is eenvoudig. De uitdaging zat niet in Joplin zelf, maar in het bereiken van dezelfde naadloze multi-device ervaring die OneNote standaard biedt. Bij OneNote installeer je de app, log je in en je notities staan direct op al je apparaten. Bij Joplin vereist diezelfde naadloosheid echt configuratiewerk. Veel lastiger en in het begin een stuk minder gebruiksvriendelijk. Maar het is me gelukt en ik ben oprecht blij met het resultaat.

Joplin werkt bewust lokaal. Je notities staan op je eigen apparaat. Dat is prima, zelfs wenselijk vanuit eigenaarschap van data. Maar als je dezelfde notities op meerdere apparaten wilt gebruiken, moet je zelf synchronisatie instellen. In mijn geval Windows en iPhone.

Gelukkig ondersteunt Joplin meerdere syncmethoden: Dropbox, OneDrive, Nextcloud, WebDAV en meer. WebDAV werkte voor mij het best, omdat dit bij mijn kDrive-abonnement is inbegrepen.

De setup bestond uit:

Een aparte map aanmaken in kDrive voor de notities
Een app-wachtwoord genereren via het kSuite-beheerportaal
De juiste WebDAV-URL vinden

Dat laatste kostte wat gepuzzel. Met behulp van Perplexity vond ik de officiële documentatie van kDrive, wat me snel verder hielp. Moderne AI-assistenten zijn erg goed in het doorgronden van documentatie en het vinden van de informatie die je nodig hebt.

Zodra ik de juiste URL had, configureerde ik Joplin eerst op Windows. Na de eerste succesvolle synchronisatie voegde ik mijn iPhone toe met dezelfde instellingen. Het werkte meteen perfect. Sindsdien is de synchronisatie betrouwbaar. Geen conflicten, geen verloren notities.

Als gebruiker had ik maar kort nodig om te wennen aan hoe Joplin notitieboeken en notities organiseert. Na een paar dagen maakte dit al deel uit van mijn notitieroutine

Content migreren van OneNote

De daadwerkelijke migratie was ook even puzzelen, omdat de standaard export van OneNote niet bruikbaar was voor een volledige migratie waarbij de complete structuur behouden blijft en geïmporteerd kan worden in Joplin. Toch verliep het verrassend soepel.

Perplexity wees me op een tool genaamd md exporter, een console-applicatie die specifiek hiervoor bedoeld is. Het proces:

Selecteer een OneNote-notitieboek
Exporteer het naar een Joplin Raw-map
Importeer die map in Joplin
Houd OneNote geopend tijdens het exporteren

Wat ik echt top vond, was dat de volledige hiërarchische structuur intact bleef. Secties, subsecties, pagina’s, alles behield zijn organisatie. Dat detail maakte me echt blij. Jaren aan opgebouwde notities, netjes gestructureerd, probleemloos overgezet naar een nieuw systeem.

Dit herhaalde ik voor meerdere notitieboeken. Afhankelijk van de grootte kan het exporteren per notitieboek behoorlijk wat tijd kosten, maar dat is vooral een kwestie van wachten. Uiteindelijk staat al mijn OneNote-content nu in Joplin, volledig toegankelijk en doorzoekbaar.

Zorgen dat je notities veilig blijven

Voor het back-uppen van mijn notities dacht ik eerst dat de synchronisatiemap in mijn kDrive voldoende zou zijn. Maar als die map corrupt raakt, kun je er niet op vertrouwen als echte back-up.

Gelukkig heeft Joplin een ingebouwde back-uptool. Het configureren van een back-upmap in mijn kDrive was eenvoudig en werd onderdeel van mijn dagelijkse back-upschema met Duplicati. Deze setup geeft me vertrouwen dat mijn notities goed beschermd zijn. In een toekomstige digitale gids ga ik Duplicati uitgebreider behandelen.

Wanneer is deze aanpak zinvol?

Als je niet bang bent voor wat configuratiewerk, is Joplin een uitstekend open source alternatief voor OneNote. Reken op twee tot drie uur voor de volledige setup en migratie. Heb je grote OneNote-notitieboeken, dan kan het exporteren en importeren aanzienlijk langer duren.

De synchronisatie vergt vooraf wat moeite, maar eenmaal ingesteld werkt het gewoon. Je notities blijven onder jouw controle en je kunt ze op elk moment exporteren naar markdown, PDF of andere formaten.

Een kanttekening: mijn opslagoplossing, kDrive, is niet open source. Het komt van een Zwitsers bedrijf. Ik ben van plan een vervolgartikel te schrijven over mijn kSuite migratie en waarom ik voor deze route heb gekozen.

Welke uitdagingen kun je verwachten?

Het configuratiewerk is reëel. Je moet comfortabel zijn met het volgen van technische instructies, het vinden van WebDAV-URL’s, het genereren van app-wachtwoorden, het correct invoeren van instellingen en het configureren van back-ups. Een AI-assistent helpt hier enorm, maar je moet nog steeds begrijpen wat je aan het instellen bent.

Het delen van notities vereist meer handmatig werk dan de ingebouwde deelmogelijkheden van OneNote. Je kunt notities exporteren om ze te delen, maar realtime samenwerking is niet de sterke kant van Joplin. Als je veel samenwerkt in notities, is dit een belangrijke beperking.

Wat is het echte resultaat?

Het systeem werkt betrouwbaar. Mijn notities synchroniseren nu naadloos tussen apparaten, net zoals bij OneNote, en Joplin voelt merkbaar sneller aan. Het verschil is dat ik de data nu veel meer zelf bezit. Ik kan alles op elk moment exporteren naar standaardformaten. Geen vendor lock-in.

Het belangrijkste is dat de inspanning zich heeft uitbetaald. Ik heb vertrouwen gekregen dat open source alternatieven kunnen concurreren met commerciële tools voor dagelijks gebruik. Soms kost de setup meer werk, maar de dagelijkse ervaring kan net zo soepel zijn. En met AI-assistenten zijn dit soort migraties veel toegankelijker geworden dan een paar jaar geleden

Wat ik overweeg om hierna te verkennen

Het succes met Joplin versterkt mijn bredere experiment met digitale autonomie. Volgende stap: mijn volledige kSuite migratie voor e-mail en bestandsopslag delen, waarom ik hiervoor heb gekozen en welke andere tools zoals Duplicati daarbij horen.

Daarnaast ben ik erg benieuwd naar alternatieven voor tools zoals Confluence. Dat is het wiki- en kennisplatform van Atlassian waar teams samenwerken aan documentatie. Het vinden van een open source optie voor gezamenlijke kennisbases zou weer een ander stuk van de puzzel compleet maken.

Over de auteur

Peter van Barneveld is Group Innovation Manager en verkent praktische wegen naar digitale autonomie. Hij test wat daadwerkelijk werkt in het dagelijks gebruik. Zijn aanpak: uitzoeken, het traject documenteren, eerlijke resultaten delen.

Kom in contact met LinkedIn of join de discussie op r/Dimaginar.

Veelgestelde vragen

Werkt Joplin offline zoals OneNote?
Ja, en zelfs beter. Het local-first ontwerp van Joplin betekent dat het standaard volledig offline werkt. Alles staat op je eigen apparaat. Synchronisatie gebeurt zodra je verbinding hebt, maar je verliest nooit toegang tot je notities.

Kan ik mijn notities nog steeds delen met anderen?
Delen vereist meer handmatig werk dan bij OneNote. Het is afhankelijk van Joplin Cloud, wat een betaalde functie is. Alternatief kun je notities exporteren naar markdown, PDF of andere formaten. Ik raad aan Joplin vooral voor persoonlijk gebruik te gebruiken.Voor samenwerking zijn er waarschijnlijk betere alternatieven.

Wat gebeurt er als kDrive of mijn synchronisatiedienst verdwijnt?
Je notities blijven lokaal opgeslagen in Joplin. Ze zijn niet gekoppeld aan één dienst. Je kunt overstappen naar een andere synchronisatiemethode zoals Dropbox, Nextcloud of een andere WebDAV-provider en alles blijft werken.

Is markdown echt nodig, of kan ik rich text gebruiken?
Joplin gebruikt markdown voor het bewerken, maar het is eenvoudiger dan het klinkt. Het leren van de basis kost misschien dertig minuten en daarna wordt het snel vanzelfsprekend. Als je wilt, heeft Joplin ook een rich text editor die de markdown voor je afhandelt.

Werkt dit ook met Android?
Ja. Joplin ondersteunt Windows, Mac, Linux, iOS en Android. Het configuratieproces voor synchronisatie ziet er op alle platforms vergelijkbaar uit.

Kan ik terug naar OneNote als dit niet werkt?
Je originele OneNote-data blijft onaangetast tijdens de migratie. Houd het aan als back-up totdat je zeker bent van Joplin. Terug migreren van Joplin naar OneNote is een stuk lastiger door beperkte import- en exportmogelijkheden aan de kant van Microsoft.